DEFINISI
MANAJEMEN KOMUNIKASI
Pengertian
Manajemen Komunikasi
Komunikasi adalah proses pemindahan
pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.
Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata – kata yang
digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus
vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya
transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya
sangat tergantung pada keterampilan – keterampilan tertentu (membaca, menulis,
mendengar, berbicara dan lain – lain) untuk membuat sukses pertukaran
informasi.
Komunikasi, sebagai suatu proses
dengan mana orang – orang bermaksud memberikan pengertian – pengertian melalui
pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai
satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering
disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur – unsur :
1. Suatu
kegiatan untuk membuat seseorang mengerti
2. Suatu
sarana pengaliran informasi
3. Suatu
sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu – individu.
Pandangan
tradisional tentang komunikasi telah banyak diubah oleh perkembangan teknologi,
yaitu bahwa komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu
tetapi mencakup juga komunikasi antara orang – orang dan mesin – mesin, dan
bahkan antara mesin dengan mesin lainnya.
Komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok formal
maupun informal dari suatu organisasi. Evert M.Rogerss dalam bukunya
Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem
yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui
jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Korelasi antara ilmu komunikasi
dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia –
manusia yang terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi. Griffin (2003) dalam
A First Look at Communication Theory , membahas komunikasi organisasi mengikuti
teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi,
presisi, dan efisiensi. Kunci komunikasi organisasi yaitu proses suatu
organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling
menukar pesan diantara anggotanya. Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti
tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang
lain. Dalam komunikasi organisasi mempelajari pertukaran pesan dalam seluruh
organisasi. Menurut Thayer arus tujuan dari pesan adalah untuk memberi
informasi, mengatur, membujuk dan mengintegrasikan jaringan organisasi terdiri
dari satu seri orang yang masing – masing menduduki posisi atau peranan
tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang – orang tersebut
melewati suatu jalan yang disebut jaringan komunikasi.
Faktor yang
mempengaruhi komunikasi dalam organisasi :
Efektifitas komunikasi dalam
organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor khusus. Reymond V. Lesikar telah
menguraikan empat faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi organisasi,
yaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan dan
apa yang disebut Lesikar sebagai “pemilik informasi”
1. Saluran
komunikasi formal mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam dua cara. Pertama
liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan
organisasi. Kedua saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi
antar tingkat – tingkat organisasi. Keterbatasan ini mempunyai kebaikan seperti
menghindarkan manajer atas dari kebanjiran informasi, tetapi juga mempunyai
kelemahan seperti menghindarkan manajer atas dari informasi yang seharusnya
mereka peroleh.
2. Struktur
wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas
organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan dalam organisasi akan menentukan
pihak – pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan
komunikasi.
3. Spesialisasi
jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok – kelompok yang
berbeda. Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung
berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama.
Komunikasi antara kelompok – kelompok yang sangat berbeda akan cenderung di
hambat.
4. Pemilik
informasi berarti bahwa individu – individu mempunyai informasi khusus dan
pengetahuan tentang pekerjaan – pekerjaan mereka. Individu – individu yang
memiliki informasi – informasi khusus ini dapat berfungsi lebih efektif
daripada lainnya, dan banyak diantara mereka yang tidak bersedia membagikan
informasi tersebut kepada yang lain.
Tipe – tipe komunikasi
dalam organisasi
Tipe
saluran dasar komunikasi adalah vertikal, lateral dan diagonal komunikasi
organisasi tersebut merupakan tipe – tipe komunikasi organisasi secara formal :
1. Komunikasi
Vertikal
Komunikasi
vertikal terdiri atas komunikasi keatas dan kebawah dimulai dari manajemen
puncak kemudian mengalir kebawah melalui tingkatan – tingkatan manajemen sampai
ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi kebawah adalah untuk memberi
pengarahan, informasi, instruksi, nasehat atau saran dan penilaian kepada
bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang
tujuan dan kebijakan organisasi. Fungsi utama komunikasi ke atas adalah untuk
mensuplai informasi kepada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup
laporan – laporan priodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan
keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi
manajemen atas. Bentuk – bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan, sistem
komunikasi informal survey sikap, dewan manajemen karyawan, atau sistem
inspektur jenderal dirancang untuk memudahkan komuniksi keatas kemanajemen
puncak.
2. Komunikasi
Lateral atau Horizontal
Komunikasi
lateral atau horizontal meliputi hal – hal berikut :
a. Komunikasi
diantara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
b. Komunikasi
yang terjadi antara dan diantara departemen – departemen pada tingkat
organisasi yang sama.
Bentuk komunikas ini pada dasarnya bersifat
koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga
komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.
Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatan – kegiatan lateral,
juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.
3. Komunikasi
Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan
komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi.
Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan – hubungan departemen lini dan
staf. Hubungan – hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat
berbeda – beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda –
beda pula.
Pembahasan aliran – aliran
komunikasi diatas adalah berkenaan yang disebut komunikasi formal, sebagai
saluran penyampaian berita yang dirancang manajer organisasi untuk memudahkan
hubungan pekerjaan. Komunikasi informal, bagaimanapun juga adalah juga bagian
penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komuniksi ini timbul dengan
berbagai maksud, yang meliputi antara lain :
1. Pemuasan
kebutuhan – kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan
orang lain.
2. Perlawanan
terhadap pengaruh – pengaruh yang mononton atau membosankan.
3. Pemenuhan
keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain.
4. Pelayanan
sebagai sumber informasi hubungan pekeryaan yang tidak disediakan saluran –
saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah
grapevine yaitu dengan mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari
desas – desus kabar angin, sistem komunikasi seperti itu cenderung dianggap
merusak atau merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya
tidak tepat, tidak lengkap dan menyimpang. Selain itu, desas – desus cenderung
bersifat membakar, tidak sesuai dengan kenyataan lebih bersifat emosional dari
pada logika dan kadang – kadang dirahasiakan dari anggota yang mempunyai
wewenang manajerial yang lebih tinggi.
Di lain pihak komunikasi grapevine mempunyai peranan
fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian
yang membuktikan bahwa komunikasi grapevine lebih cepat, lebih akurat dan lebih
efektif dalam menyalurkan informasi. Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini
dengan informasi yang sengaja dibocorkan.
Manajer harus menyadari bahwa komunikasi informal dan
terutama grapevine tidak dapat dihilangkan. Bahkan, sebaiknya manajer perlu
memahami dan menggunakan grapevine sebagai pelengkapn komunikasi formal. Peran
salah komunikasi ini dapat diminimalkan dengan merancang saluran komunikasi
formal yang baik, dan menyebarkan informasi dengan cepat dan tepat.
Hambatan
dalam komunikasi organisasi :
Ada
tiga hambatan organisasi yaitu, yang pertama tingkatan hirarki, kedua wewenang
manajerial, dan ketiga spesialisasi.
1. Tingkat
hirarki, bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan
berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan atau jenjang
tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan
dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya. Berita yang mengalir ke atas atau
ke bawah tingkatan – tingkatan organisasi akan memalui beberapa filter dengan
persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya sendiri. Setiap tingkatan dalam
rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi, merubah, atau sama sekali berbeda
dengan berita aslinya.
2. Wewenang
manajerial, tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat
mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi dilain pihak, pada kenyataanya bahwa
seseorang yang mengendalikan orang lain juga menimbulakan hambatan – hambatan
terhadap komunikasi. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya
menerima berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak
lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus
mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan yang tidak
menguntugkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan
antara atasan dan bawahan.
3. Spesialisasi.
Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan
masalah – masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan orang –
orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi,
kepentingan dan istilah – istilah pekerjaan dapat membuat orang – orang merasa
bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya dapat menghalangi
perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendororng terjadinya
kesalahan – kesalahan.
Daftar pustaka :
Handoko, h,t.Dosen
fakultas ekonomi dan bisnis (2001). universitas gajah mada : Yogyakarta
